HABILIDADES DEL EMPRENDEDOR I

Habilidades de administración para principiantes

El primer nivel de la pirámide de habilidades administrativas muestra las habilidades básicas que cualquier gerente que recién comienza debe dominar. Es la base de la pirámide de habilidades de gestión, que muestra las competencias que un gerente debe dominar para ser exitoso y muestra como esas habilidades se complementan para lograr el éxito.

Habilidades directivas básicas

Existen cuatro competencias básicas que cualquiera debe dominar para tener éxito en un trabajo de administración. Estas cuatro habilidades son planificar, organizar, dirigir y controlar.

Planear

La planificación es el paso más importante en cualquier tarea de gestión. También es a menudo el paso que más se pasa por alto u omitido de forma intencional. Mientras que la cantidad de planificación y el detalle requerido variara de tarea a tarea, saltarse este paso es una invitación al desastre, excepto por un golpe de suerte. Esto es lo que nos lleva al dicho de las 6 P de la planificación (o 7 dependiendo de cómo se cuenten)

Aunque la mayoría de las personas asocian el término planificar con la planificación general de negocios, existen distintos niveles de planificación:

• Planificación estratégica
• Planificación táctica
• Planificación operacional

Y también existen distintos tipos de planificación

• Planificación para el desastre
• Planificación exitosa
• Planificación para crisis
• Planificación de compensación                  

Organizar

Un gerente debe ser capaz de organizar equipos, tareas y proyectos para lograr que el trabajo se lleve a cabo de la manera más eficiente y efectiva. Como un administrador nuevo, puedes estar organizando un pequeño grupo de trabajo o equipo de proyecto. Estas mismas habilidades serán requeridas más tarde en tu carrera cuando tengas que organizar un departamento o una nueva división de la empresa.

Claramente, existe mucha superposición entre la planificación del trabajo y la organización. Mientras la planificación se enfoca en lo que deber ser llevado a cabo, la organización es más operacional y más enfocada a hacer que el trabajo se haga de la mejor manera.

Al organizar el trabajo, debes:

• Determinar las funciones necesarias
• Asignar tareas a las funciones
• Determinar el mejor recurso para la función (persona o equipo)
• Obtener los recursos y asignarlos a las funciones
• Asignar recursos a las funciones y delegar la autoridad y responsabilidad

Ya sea que se te haya asignado un equipo pequeño o un proyecto para que administres, los gerentes principiantes también deben poder organizar oficinas y sistemas de datos.

Puede que no te sea posible mover personas de manera física para juntar a tu equipo, pero deberías considerarlo. Por otro lado, puede que necesites trasladar varias personas a un espacio pequeño y tendrás que organizar las cosas para que el equipo trabaje de forma efectiva en su espacio. Más tarde en tu carrera, puede que necesites organizar una oficina para acomodar equipos de distintos departamentos y sus necesidades específicas.

También tendrás que ser capaz de organizar todos los sistemas que se encargaran de manipular los datos que tu equipo necesita obtener o distribuir. Estos sistemas probablemente serán sistemas informáticos. Debes decidir entre, por ejemplo, crear páginas web compartidas en la intranet de la empresa o solo una carpeta compartida en el servido de archivos. ¿Cómo organizaras los sistemas para que todos quienes necesiten información puedan obtenerla? (Y que no esté disponible para aquellos que no deben verla, como la competencia). Si tu equipo necesita o produce algo más que información, debes organizarlo todo para que tu equipo obtenga lo que necesita, cuando lo necesita, y pueda llegar a los demás cuando lo produzca en el momento adecuado.

No olvides tu propia organización. Incluso como un administrador principiante debes poder organizarte a ti mismo, tu tiempo y tu espacio para que seas más eficaz.

Finalmente, recuerda que rara vez es suficiente organizar las cosas una sola vez. Con los cambios constantes en materia de recursos, metas y factores externos, generalmente tendrás que reorganizar para adaptar.